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来源:云南省住房和城乡建设厅       2014-01-28 16:00:00

云南省住房保障档案管理办法

云府登1157号

云南省住房和城乡建设厅公告 

第46号

《云南省住房保障档案管理办法》已经2013年12月18日云南省住房和城乡建设厅第十次厅务会议通过,现予公布,自2014年3月1日起实施。



云南省住房和城乡建设厅

2014年1月16日

第一章 总 则 

第一条 为加强和规范住房保障档案管理,充分发挥住房保障档案作用,根据《中华人民共和国档案法》、《住房保障档案管理办法》和住房保障政策等法规,结合云南省住房保障工作实际,制定本办法。

第二条 云南省行政区域内住房保障档案的管理适用本办法。

第三条 本办法所称住房保障档案,是指在住房保障管理工作中直接形成的或者依法取得的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。

第四条 住房保障档案工作应当遵循统一领导、统一标准,集中管理与分级管理相结合的原则,维护住房保障档案的完整和安全,便于社会各方面利用。

第五条 省住房和城乡建设行政主管部门负责全省住房保障档案管理工作。

县级以上地方人民政府住房保障主管部门负责本行政区域内的住房保障档案管理工作。

第六条 各级住房保障主管部门应当加强对住房保障档案管理工作的领导,建立健全住房保障档案管理机构,配备相应的专业人员、设施设备、管理经费等,满足住房保障档案管理需要。

(一)明确档案管理机构,配备必要的档案管理人员,档案管理人员技术职务任职资格评审、岗位聘任等按照有关规定执行;

(二)配备符合设计规范的专用库房,配置必要的办公设备和防盗、防火、防渍、防尘、防高温、防有害生物等设施设备,确保档案安全;

(三)统筹安排档案管理经费,确保足额到位,并严格按规定用途使用,不得挤占、挪用。

第七 从事住房保障建设管理的相关部门应当根据住房保障档案管理工作需要,做好住房保障档案资料的收集、整理、并及时向住房保障管理机构移交。

第八条 从事住房保障档案工作的人员应当具备档案和建设工程相关专业知识,爱岗敬业,忠于职守,其具体职责是:

(一)执行住房保障档案管理政策法规和档案业务技术规范;

(二)对住房保障档案材料进行收集、整理、归档、保管、利用等;

(三)按要求参加业务培训、继续教育和技能考试,提高业务能力;

(四)维护档案信息安全,遵守档案保密规定,提高档案管理服务水平。

第二章 归档范围 

第九条 住房保障档案包括住房保障对象档案、住房保障房源档案及住房保障工作文书档案等。即期的纸质档案应当同步建立电子档案。对已发生的档案,逐步实现纸质档案电子化。

第十条 住房保障对象档案是指正在轮候和已获得住房保障的住房困难家庭或者个人的档案材料。收集归档范围为:

(一)申请材料。包括申请书、申请人的基本情况、家庭成员身份证复印件、户口簿复印件、住房状况和收入、财产状况证明、诚信申报记录等相关材料;

(二)审核材料。包括审核表、审核部门对申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况等审核记录及媒体公示材料、公示结果、群众举报与调查处理情况等相关材料;

(三)实施保障材料。包括轮候记录、实施保障通知书、房屋租赁合同、房屋买卖合同、货币补贴协议等相关材料;

(四)动态管理材料。包括对住房保障对象基本情况和住房、收入、财产状况等定期或者不定期的审核材料,不良信用记录及违规行为查处材料,变更或者终止保障等动态变更材料;

(五)房屋出售相关材料;

(六)其他需要收集归档的材料。

第十一条 住房保障房源档案指已分配使用的保障性住房的档案材料。收集归档范围为:

(一)基本情况材料。包括房屋来源和权属证明材料,房屋地址、结构、使用年限、所属项目或者小区名称、保障性住房类别、房号、户型、面积等情况记录材料;

(二)使用管理情况材料。包括房屋承租人、租赁期限、租金标准、租金收缴、房屋购置人、购置价格、产权份额、租售转换、上市交易、房屋入住、退出交接手续等情况记录材料;

(三)房源的工程结构相关图纸,房屋的水、电、燃气、排污管道等的安装布置图纸,共用设施设备的相关材料;

(四)其他需要收集归档的材料。

第十二条 住房保障电子档案指住房保障管理工作中,通过数字设备及环境生成,以数码形式存储,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以在通信网络上传送的具有规范格式的电子数据文件。收集归档范围为:

(一)纸质档案形成的电子文档。包括住房保障对象和住房保障房源纸质档案的电子化文档;

(二)住房保障管理信息系统的生成文档。包括住房保障管理信息系统运行中生成的文本文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件等电子文档。电子档案与相应纸质档案的内容应当保持一致。内容不一致时,以纸质档案为依据进行认定调整;对纸质档案材料存有疑义的,由住房保障主管部门组织 核查鉴定后进行认定调整。

第十三条 住房保障工作文书档案收集归档范围为:

(一)中共中央、国务院、住房和城乡建设部及有关部委,省委、省政府、省住房和城乡建设主管部门及有关省级部门文件;

(二)州(市)、县(市、区)委、政府、住房保障部门及其他有关部门文件;

(三)住房保障工作重大活动的组织实施材料、相关媒体报道、公示材料、活动音像资料等。

第三章 归档管理 

第十四条 住房保障纸质档案归档应包括接收、立卷、编号、装订、入库、上架等,归档的材料应为原件。

第十五条 住房保障纸质档案应当采用每办理1件所形成的材料立1卷,应当采用按归档流水号制定编号规则。

第十六条 住房保障电子档案应以1次登记为1件,按件建立电子档案目录,;数字化处理基本程序应包括案卷整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据关联、数据验收、数据备份与异地保存。

第十七条 数字化处理过程中应建立纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制,纸质档案数字化的各个环节应进行详细的记录,并应及时整理汇总,装订成册。

第十八条 住房保障对象档案按照“一户一档”的原则,根据《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)、《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158—2011)等整理立卷,在申请人获得住房保障后三个月内完成归档。 

住房保障对象动态管理材料应当定期归入原档,或者根据工作需要单独立卷归档,并与原档的案卷号建立对应关系,便于检索查阅。

第十九条 住房保障房源档案按照“一套一档”的原则,根据《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)、《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158—2011)等,建立保障性住房的基本情况、使用管理情况登记表格,在房屋分配使用后三个月内完成归档。成套房屋应当按套建立档案,宿舍应当按间建立档案。

住房保障房源使用管理情况的动态变更材料应当定期归入原档,或者根据工作需要单独立卷归档,并与原档的案卷号建立对应关系,便于检索查阅。

第二十条 电子档案应当根据《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)、《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117—2007)等归档保管。

第二十一条 住房保障文书档案资料、会计档案资料及其他具有保存价值的档案资料、应当按照相应档案管理规定及时立卷归档。

第二十二条 住房保障档案管理机构应当对归集的档案材料进行查验,确保其符合档案管理要求;定期对已归档的住房保障档案进行检查,发现档案毁损或丢失的按规定采取补救措施。

对档案政策法规规定应当立卷归档的材料,必须按规定整理、立卷、归档管理,任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

第二十三条 住房保障档案管理机构应当对住房保障档案进行编目,编制不同种类档案相互关联的检索工具,建立档案信息检索与管理系统,做好档案的接收、保管、利用、移交等情况记录,做到保管妥善、存放有序、查阅方便。

第二十四条 住房保障档案管理机构的隶属关系及档案管理人员发生变动,应当及时办理交接手续。

第二十五条 住房保障档案管理机构应当定期开展档案鉴定销毁工作。由档案管理、业务部门等相关人员共同组成鉴定组,按照国家档案鉴定销毁的规定,对住房保障档案进行鉴定销毁,销毁档案的目录应当永久保存。禁止擅自销毁处理档案。

第四章 保管和利用

第二十六条 住房保障档案按照下列规定接收保管:

(一)州(市)人民政府住房保障主管部门负责接收管理本级投资建设的住房保障项目的住房保障档案;

(二)县级人民政府住房保障主管部门负责接收保管本行政区域内的住房保障项目的住房保障档案;

(三)政企共建项目,住房保障档案由企业和同级住房保障主管部门实行双重管理,档案原件交住房保障部门集中管理。

第二十七条 住房保障档案管理机构应采取下列措施保管住房保障档案:

(一)建立科学的管理制度,逐步实现保管的规范化、标准化;

(二)配置适宜安全保存档案的专门库房,配备防盗、防水、防尘、防潮、防火、防有害生物等必要设施;

(三)库房内的档案采用统一装具。档案装具的排列应整齐一致、避光通风、空间合理。档案装具的编号方式一般按照保管机构或库房房间为单元进行,编号方法为:自门口起从左至右编架(柜)号,每个架(柜)自上而下编格号;

(四)库房内全宗的排列应简便、实用、便于管理,可按全宗进馆的先后顺序排列和按馆内全宗的全宗群进行分类存放;

(五)配备适应档案现代化管理需要的技术装备;

(六)配置符合数字信息安全要求的信息载体存放环境,计算机网络防护体系和数据备份、防火系统;

(七)对重要的住房保障档案应当采用现代化技术手段进行异地备份保存;

(八)按照国家有关规定做好保密工作。

第二十八条 住房保障档案管理机构应当按照国家有关规定确定档案的保管期限和保管密级。纸质的住房保障对象档案保管期限,在住房保障期间顺延至终止住房保障后为长期;纸质的住房保障房源档案保管期限为永久。住房保障电子档案保管期限为永久。

第二十九条 住房保障档案使用期满后可以向同级城建档案馆移交,具体移交办法由省住房和城乡建设厅制定。

第三十条 各级住房保障档案管理机构应当依法建立住房保障档案信息利用制度,利用住房保障档案信息,为住房保障申请、审核、分配、复核、退出等管理工作服务,为房屋管理、使用、维护提供依据,为住房保障管理信息系统建设提供支持。

第三十一条 各级住房保障主管部门应当依法建立住房保障档案信息公开和查询制度,规范公开和查询行为,依法保障住房保障对象的合法权益。公民、法人和其他组织持合法证明,可以利用住房保障档案。

第三十二条 住房保障档案信息公开、利用和查询中涉及国家秘密、个人隐私和商业秘密的,应当严格执行法律法规的保密规定。查询、利用所获得的档案信息不得对外泄露或者散布,不得不正当使用,不得损害住房保障对象的合法权益)。

第三十三条 为保护档案原件,可以利用电子档案的,一般不提供原件。对重要珍贵档案应当用复制品代替原件提供利用。需查阅档案原件者要爱护档案材料,不得圈注、涂改、抽取、污损、揉折及损坏档案。

提供利用住房保障档案,必须遵守国家和本省的有关规定,不得损毁、丢失、涂改、伪造住房保障档案,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。

第三十四条 载有住房保障档案管理机构法定代表人签名或者印章标记的住房保障档案复制品,具有与档案原件同等效力。

第三十五条 住房保障档案管理机构应当定期做好档案鉴定统计工作,并向同级城建档 案管理部门报送档案鉴定统计表。

第三十六条 利用档案涉及收费的按物价管理部门核定的标准收取费用。

第五章 监督管理

第三十七条 各级住房保障主管部门应当切实履行职责,对住房保障档案管理工作进行监督检查,对违法违规行为责令限期改正。

第三十八条 有下列行为之一的,由县级 以上人民政府住房保障主管部门对直接负责的主管人员或者其他责任人依法给予处分;构成犯罪的依法追究刑事责任。(一)不按规定移交、归档的;

(二)损毁、丢失住房保障档案的;

(三)擅自提供、抄录、公布、销毁住房保障档案的;

(四)涂改、伪造档案的;

(五)擅自出卖或者转让档案的;

(六)档案管理工作人员玩忽职守造成档案损失的;

(七)其他违反档案法律法规的行为。

第三十九条 任何单位和个人有权对违反本办法规定的行为进行检举和控告,有关部门应当依照职责及时核查处理。

第六章 附 则

第四十条 各地可以根据本办法,并结合当地实际,制定具体实施办法。

第四十一条 住房保障档案相关技术标准由省住房和城乡建设行政主管部门制定。

第四十二条 本办法自2014年3月1日起施行。

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