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来源:云南省档案局       2014-01-30 13:35:00

云南省民营企业档案管理办法

云南省档案局公告

第1号

《云南省民营企业档案管理办法》已经2013年10月31日云南省档案局局务会议通过,现予公布,自2014年3月1日起施行。



云南省档案局

2014年1月23日


第一条 为帮助和引导我省民营企业建立和规范档案工作,维护民营企业合法权益,使档案工作更好地为民营企业的发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《云南省档案条例》等有关法律法规,结合我省实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于本省行政区域内的所有民营企业。

第三条 本办法所称的民营企业档案,是指民营企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。

第四条 民营企业档案属企业所有,由企业自行管理,受国家法律保护。

第五条 民营企业应当加强对档案工作的领导,建立与企业研发、生产、经营和管理等各项活动相适应的档案管理机构,配备档案工作人员,形成企业档案工作管理网络。

档案工作人员应当经过培训,具备档案管理专业知识,可以按国家有关规定获得档案专业技术职称。

第六条 各级档案行政管理部门依法对本行政区域内的民营企业档案工作进行监督、指导和服务,并帮助、引导民营企业建立和规范档案管理工作。

民营企业应当接受档案行政管理部门对档案工作的监督和指导。

第七条 民营企业应当根据国家档案法律法规和有关规定,结合企业实际,制定档案分类方案,编制文件材料归档范围和档案保管期限表,制定企业文件材料归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等规章制度。

第八条 民营企业档案分类一般设置十个类目:经营管理类、生产技术管理类、行政管理类、党群工作类、产品生产和服务业务类、科研开发类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职工人事类。

民营企业可根据企业实际需要增减设置类目。

第九条 民营企业文件材料归档范围是:

(一)反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的,对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料;

(三)本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料,非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料;所属和控股企业报送的重要文件材料;

(四)有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

第十条 民营企业档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。

第十一条 民营企业编制企业文件材料归档范围和档案保管期限表应依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,结合企业实际编制执行。

(一)经营管理类、生产技术管理类、行政管理类、党群工作类文件材料的归档范围和档案保管期限,参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》附件《企业管理类档案保管期限表》编制; 

(二)产品生产和服务业务类、科研开发类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职工人事类文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定、标准,参照《企业档案工作规范》(DA/T42—2009)附录A《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》编制。

第十二条 归档文件材料的整理

(一)经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等活动中形成的文件材料依据《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)进行整理;

(二)产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器等方面形成的文件材料依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008)和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)进行整理;

(三)会计文件材料依据《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)进行整理;

(四)职工人事工作中形成的文件材料依据《企业职工档案管理工作规定》(劳力字〔1992〕33号)进行整理;

(五)归档的电子文件材料,按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)和《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1—1999)等规范进行整理;

(六)归档的声像文件材料按照《照片档案管理规范》(GB/T11821—2002)和《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15—95)等规范进行整理。

第十三条 归档时间

(一)经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作的文件材料一般应在办理完毕后第二年一季度整理归档;

(二)产品生产和服务业务、科研开发、基本建设文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档,周期长的可分阶段、单项归档;

(三)外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档;

(四)企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档;

(五)会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交;

(六)电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致;

(七)磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档;

(八)下列文件材料应随时归档:

1.变更、修改、补充的文件材料;

2.企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;

3.企业产权变动过程中形成的文件材料;

4.其他临时活动中形成的文件材料。

第十四条 归档要求 

归档的文件材料应为原件,一般一式一份。归档文件材料的书写和载体材料应符合耐久性要求。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

凡属民营企业归档范围的文件材料,应当按规定向本企业档案部门移交,实行集中统一管理,任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。

第十五条 民营企业应当采取有效措施维护档案完整、准确、系统与安全,并根据工作需要,配备符合档案保管要求的库房和设施设备,确保档案的安全和长久保存。

第十六条 民营企业应当将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划,同步规划、同步实施。

第十七条 民营企业应做好本企业保管的档案中对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案的登记备案工作,妥善保管。民营企业破产、关闭时,应将对国家和社会具有保存价值的档案向当地国家综合档案馆移交。

第十八条 民营企业对保管期限已满的档案应及时进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册,经本企业法定代表人审核批准后进行销毁。任何部门或个人不得损毁、丢失或擅自销毁档案。

第十九条 民营企业在提供利用、公布、转让、出售、赠送其所有档案时,应遵守国家法律法规的有关规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人合法权益。严禁擅自将对国家和社会具有保存价值的档案出售或赠送给外国人。

第二十条 民营企业档案管理部门和档案工作人员应积极做好档案信息资源的开发利用工作,充分发挥档案的作用,为企业生产、经营和管理工作提供服务。

第二十一条 民营企业对在档案工作中做出突出贡献的人员予以奖励。

第二十二条 对不按规定归档而造成文件 材料损失的,或对档案进行涂改、伪造、窃取、损毁、丢失、擅自公布等行为造成档案损失、泄密的民营企业直接责任人员和主管人员,由档案行政管理部门依法予以处罚。

第二十三条 本办法自2014年3月1日起施行。

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