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来源:云南省住房和城乡建设厅       2015-02-25 00:00:00

云南省住房公积金业务档案管理暂行办法

云府登1259号

云南省住房和城乡建设厅 云南省档案局公告

第48号

《云南省住房公积金业务档案管理暂行办法》已经2014年11月18日云南省住房和城乡建设厅第16次会议和2014年12月29日云南省档案局局务会议通过,现予公布,自2015年4月1日起施行。


云南省住房城乡建设厅

云南省档案局

2015年2月25日

第一章 总 则

第一条 为了规范和加强住房公积金业务档案管理,维护公积金业务档案的安全完整,更好地为住房公积金管理工作服务,依据《中华人民共和国档案法》、《住房公积金管理条例》规定,结合本省实际,制定本办法。

第二条 住房公积金业务档案是指住房公积金管理机构在办理住房公积金归集、提取、贷款等业务活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条 住房公积金业务档案实行分级管理。省住房和城乡建设厅负责对全省住房公积金业务档案管理工作进行综合管理;各州(市)、县(市、区)住房公积金管理机构分别负责本辖区内住房公积金业务档案的收集、保管及利用,同时接受上级和本级档案行政管理部门的监督、检查和指导。

第四条 各级住房公积金管理机构应当将住房公积金业务档案管理工作纳入本单位工作计划,建立和完善档案管理相关制度,在人员配备、经费开支、库房建设等方面给予保证。

第二章 档案机构、人员及其职责

第五条 各级住房公积金管理机构当设立综合档案室,作为本单位档案管理工作的职能机构,并明确分管领导,配备专职或者兼职的档案管理人员,负责管理指导本单位的档案工作。各级住房公积金管理机构的各内设部门应当确定一名兼职档案人员,负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。

第六条 综合档案室主要职能如下:

(一)宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,并结合工作实际,制定本单位档案工作制度,集中统一管理本单位各种门类和载体的档案资料;

(二)对本单位各部门文件材料的收集、整理、立卷和归档房作进行监督、检查和指导;对下级住房公积金管理机构的档案工作进行监督、检查和指导。

(三)编制档案检索工具,运用计算机等现代化管理手段,建立档案数据库并积极提供利用;

(四)开发档案信息资源,编研参考资料,为领导决策、机关建设服务;

(五)对已超过保管期限的档案进行价值定和销毁工作;

(六)按规定做好到期档案的移交工作。

第七条 档案工作人员主要履行下列工作职责:

(一)执行档案工作的业务标准以及各项制度,掌握档案管理现代化技术;

(二)监督、检查和指导本单位各内设部门做好文件材料的收集、整理、归档工作;

(三)做好档案的收集、整理、鉴定、登记、统计等基础工作,熟悉室藏档案情况;

(四)维护档案的安全,做好对档案的科学管理和保护工作;

(五)监督指导下级住房公积金管理机构做好档案工作;

(六)做好档案利用服务工作,编制检索工具,迅速准确地提供查阅利用;不得利用职权擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案内容;

(七)做好档案信息化工作,提高档案现代化管理水平。

第八条 各级住房公积金管理机构档案工作人员应当定期参加档案业务专业知识培训,不断提高档案业务素质和管理水平。

第九条 各级住房公积金管理机构应当保持档案工作人员的相对稳定。档案工作人员在调动工作时,应当做好业务交接工作。

第三章 档案的分类

第十条 住房公积金业务档案包括住房公积金归集业务档案、住房公积金贷款业务档案及住房公积金提取业务档案。

(一)住房公积金归集业务档案是指在住房公积金归集业务中形成的各类文件材料,主要括:

1.单位新开户登记、信息变更及审核材料;

2.职工个人账户设立、新增、转移、封存、销户等业务信息变更表;

3.缴存工资基数、缴存比例年度调整清册;

4.办理归集业务中需要归档的其他材料。

(二)住房公积金贷款业务档案是指在住房公积金贷款业务中形成的各类文件材料,包括住房公积金个人贷款档案、住房公积金贷款楼盘管理档案、房屋抵押登记管理档案。

1.住房公积金个人贷款档案包括:

(1)住房公积金贷款申请表、审批表;

(2)借款人有效身份证明、婚姻证明复印件;

(3)购房合同或者协议、契税完税凭证、房屋所有权证复印件等相关材料;建造、翻建、大修住房的批准文件,首付款支付凭证或者自筹资金证明等;

(4)公证书(借款合同和抵押合同、保证合同)

(5)借款合同变更的相关材料;

(6)贷款发放凭证;

(7)缴存证明、收入证明;

(8)借款人面谈记录;

(9)办理个人贷款业务中需要归档的其他材料。

2.住房公积金贷款楼盘管理档案包括:

(1)通过工商年检的营业执照复印件、开发资质证书复印件、开发企业同意为购房者办理公积金贷款提供担保的决议原件、经审计的上年度财务审计报告等开发企业相关材料;

(2)当地政府批准的商品房项目立项文件复印件;

(3)管理中心、开发企业等签订的合作协议;

(4)商品房预售许可证、土地使用权证、规划许可证、施工许可证等复印件;

(5)房屋结顶的相关证明材料;

(6)楼盘管理中需要归档的其他材料。

3.房屋抵押登记管理档案包括:

(1)房屋预告登记证明;

(2)房屋他项权证或者预抵押登记证明。

(三)住房公积金提取业务档案是指在住房公积金提取业务中形成的各类文件资料;主要包括:

1.住房公积金单位提取证明;

2.提取人有效身份证件、直系亲属关系证明及授权委托书;

3.购买、建造、翻建(大修)自有住房的合同(协议)、购房发票、契税完税凭证和房屋所有权证等相关材料;

4.个人住房借款合同、当年还款计划表等相关证明材料;

5.离退休证明、单位解除劳动合同证明书、死亡或者宣告死亡证明、出境定居迁移证明、入伍通知书、缴存关系迁出本市的调动文件等相关材料;

6.租房合同、房租发票相关材料等;

7.办理提取业务中需要归档的其他材料。

第四章 档案的收集归档

第十一条 各级住房公积金管理机构内设部门在工作中形成的已经办理完毕的应当归档文件材料,由该部门负责收集、整理、立卷后,定期向综合档案室移交。完成收集、整理、立卷工作的归档文件材料不得存放在其他部门或者个人手中。

第十二条 归档的文件材料由兼职档案员负责核对是否齐全、完整和准确。移交给综合档案室时需打印移交清册一式两份,经双方清点签字确认后生效,不得在流转中有任何遗失或者损毁。移交清册归入全宗卷永久保存。

第十三条 归档的文件材料应当字迹端正清楚,使用标准简化汉字。留存复印件需加盖与原件相符印章。手工填写的应当使用符合档案保管要求的碳素墨水、蓝黑墨水等耐久材料书写。案卷的装订应当结实、整齐,使用符合要求的材料装订。

第十四条 住房公积金业务档案应当在次年6月底前向综合档案室归档,凡不能按期归档的部门,需提出书面申请或者情况说明,报主管领导审批后,方可暂缓移交。

第五章 档案的整理

第十五条 住房公积金业务档案按照形成年度一类别一保管期限进行分类。

第十六条 住房公积金业务档案经分类后进行组卷。不同年度、不同类别、不同保管期限的业务档案不能组合在一个案卷内。

第十七条 住房公积金业务档案经分类组卷后应当编制档号。不同年度、不同类别、不同保管期限的案卷分别排列,分别编号。

第十八条 住房公积金业务档案卷内文件应当排列顺序,编页码,并装订成册。应当制作卷内文件目录和备考表。卷内文件目录放在卷首,卷内备考表放在卷尾。

第十九条 归集业务档案由受托银行各营业网点收集整理,按日、按机构以及从小到大的柜员顺序号,按照当天扎账打印的柜员交易流水单顺序进行整理装订,并制作卷内文件目录后,由主管柜员审核签章,于每月5日前将上月整理成册的档案移交主办行,主办行审核后于10日前移交给同级住房公积金管理机构的归集业务部门审核,并由归集业务部门移交给综合档案室保存。

第二十条 归集审批案由住公金管理机构的归集业务部门按年度时间先后顺序整理装订,并制作卷内文件目录后,移交给综合档案室保存。

第二十一条 提取业务档案由受托银行各营业网点收集整理,并由住房公积金管理机构的提取业务部门审核后移交给综合档案室保存。会计档案按照国家相关的业务规定进行整理。

第二十二条 贷款业务档案中个人贷款档案,按贷款人单笔贷款、形成时间整理立卷,一人一卷,卷内按内容分若干件。其中房屋他项权证、抵押登记证明等应当按重要档案保管制度,进行单独保管。重要档案的编号与个人借款合同编号相同。楼盘管理文件材料按开发项目、形成时间整理立卷。贷款业务部门应当在受托银行移交相关贷款资料后二个月内(特殊情况可顺延一个月)完成信贷档案归集工作;贷款委托人相关业务部门应分别不同情况,在二个月时间内将收存的贷款业务档案交到档案管理部门。

第六章 档案的保管与利用

第二十三条 各级住房公积金管理机构应当建立全宗卷,全宗卷内材料包括本单位业务档案立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等。

第二十四条 各级住房公积金管理机构

当配置专用的档案库房、装具和必要的档案保管设施。库房要符合档案管理“八防”要求,库房内温度应当保持在14°C-24°C,相对湿度保持在45%—60%,并做好温湿度日观测记录。库房内应当干净整洁,不得堆放杂物。

存储电子档案的光盘、磁性介质应放入防磁柜保管,远离酸、碱性气体和强磁场,并定期进行有效性、安全性检查。

第二十五条 库藏业务档案当每年进行不少于一次的清点核对,做到账物相符,遇有特殊情况要及时检查。对破损和载体变质档案要及时修补和复制,以确保档案的完整和安全。

第二十六条 各级住房公积金管理机构综合档案室应当建立各种业务档案统计台账,对档案的收进和移出、保管数量、销毁等情况进行及时、准确的统计和登记。

第二十七条 各级住房公积金管理机构应当建立和健全业务档案借阅利用制度,档案管理人员应当依据相关部门审批的利用需求,向各内设部门、业务人员提供档案利用。公积金缴存人经公积金管理机构主要负责人审批同意后,可查阅本人的公积金业务档案。

第二十八条 借阅业务档案应当填写借阅登记表。外单位查阅档案时,应当持有写明查阅目的、范围的介绍信或者其他合法证明,经分管领导同意后方可查阅,并履行登记签字。业务档案一律不外借,确因工作需要外借的,应当经单位主要领导同意,外借时间不超过两周,并办理好外借登记手续。

第二十九条 查档人员不准擅自扩大查阅范围,不准抄写、复印查阅范围以外的档案内容,应当对档案信息保密,未经许可,禁止向外公布透露档案内容。档案管理人员对归还的案应当面检查、清点,确认无误后方能将业务档案入库。发现拆卷、涂改、圈划、撕页、抽换、损坏、丢失等,应当及时报告单位主要负责人,并及时采取补救措施,同时依法追究查档人员法律责任。

第七章 档案的鉴定、销毁与移交

第三十条 各级住房公积金管理机构应当成立由单位领导、档案管理人员和业务部门负责人组成的档案鉴定小组,负责对本单位业务档案的鉴定工作。

第三十一条 鉴定小组对到期的业务档案应当逐件进行鉴定,对经过鉴定确认无需继续保存的业务档案,须逐件编制销毁清册,列明拟销毁档案的案卷名称、册数、页数、年度、应保管期限、已保管期限等内容,报本单位领导审核同意后,在指定地点由两人以上负责监销。未经鉴定,任何人不得擅自销毁业务档案。

第三十二条 销毁人员和监销人员在销毁档案前,应当按照销毁清册所列内容进行清点,确认无误后送指定地点进行销毁,禁止将拟销毁档案出卖或者做他用。销毁时,监销人员要在场监督整个销毁过程。销毁工作完成后,由综合档案室在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,并由监销人员和销毁人员签名盖章。销毁清册应当按照销毁时间顺序永久保存备查,相关业务部门可留存复印件。

第三十三条 保管期满但涉及其他未了事项的档案,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出的档案,应当在档案销毁清册和业务档案保管清册中列明。

第三十四条 各级住房公积金管理机构应当按照国家有关规定,定期向同级国家综合档案馆移交住房公积金管理业务档案。

第八章 电子档案管理

第三十五条 各级住房公积金管理机构应当把电子档案建设列入信息化建设整体规划,切实推进档案存储数字化和利用网络化。

第三十六条 业务信息和数据录入计算机系统时,必须保证电子数据和纸质档案的一致性。

第三十七条 电子档案由计算机操作人员根据不同业务种类,以年度为单位定期刻录,以硬盘和光盘形式备份,并注明备份地点、时间、数据描述、校验人等,与纸质档案、检索工具一起交综合档案室保管。

第三十八条 为保证电子档案的安全,应进行异质异地备份。异地备份原则上不能在同一城市,可进行城市间交叉备份,严禁随意存放。应与备份存放单位签订保密协议,同时将备份方式及地点报上级监管部门备案。

第九章 法律责任

第三十九条 在公积金业务案的、收集、整理、提供利用工作中有下列行为之一的,由相关主管部门依据相关法律法规,对直接责任人依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

(一)将业务活动中形成的应当归档的文件材料据为己有或者拒绝交给本单位档案机构或者档案工作人员的;

(二)损毁、丢失档案或者造成档案失泄密的;

(三)擅自销毁或者撕页、涂改、抽换档案的;

(四)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成损失的;

(五)其他违反档案法律法规的行为。

第十章 附 则

第四十条 各级住房公积金管理机构可以根据本办法制定本单位的实施细则。

第四十一条 本办法自2015年4月1日起施行。

附 件:云南省住房公积金业务档案归档范围与保管期限表(略)

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