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来源:云南省自然资源厅       2020-01-21 17:36:12

云南省自然资源厅关于印发《云南省不动产登记档案管理办法(试行)》的通知

各州、市自然资源和规划局:

为规范云南省不动产登记档案管理,维护不动产登记档案的完整与安全,有效保护和利用不动产登记档案,保护不动产权利人合法权益,保障不动产登记有序开展,省自然资源厅依据《中华人民共和国物权法》《中华人民共和国档案法》《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》《国土资源业务档案管理办法》《不动产登记操作规范(试行)》和《不动产登记资料查询暂行办法》等有关规定,结合全省实际,制定《云南省不动产登记档案管理办法(试行)》,经厅党组会审查通过,现印发各地,请遵照执行。

附件:《云南省不动产登记档案管理办法(试行)》


云南省自然资源厅

           2019611

(此件公开发布)


第一章 总 则

第一条 为规范不动产登记档案管理,维护不动产登记档案的安全完整,有效保护和利用不动产登记档案,保障不动产登记工作有序开展,根据《中华人民共和国物权法》《中华人民共和国档案法》《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》和《不动产登记操作规范(试行)》等法律法规规定,结合本省实际,制定本办法。

第二条 本省行政区域内不动产登记档案的收集、整理、保管和利用,适用本办法。

第三条 本办法所称不动产登记档案,是指在登记工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的纸质资料和电子资料,包括:

(一)不动产登记簿等不动产登记结果;

(二)不动产登记原始资料,包括不动产登记申请书、申请人身份证明、不动产权属来源材料、登记原因文件、不动产权籍调查表等申请材料;不动产登记机构查验、询问、实地查看或调查、公告等形成的审核材料;其他有关机关出具的复函、意见以及不动产登记过程中产生的其他依法应当保存的材料等。

第四条 各级不动产登记机构应当将不动产登记档案管理工作纳入本单位工作计划,在人员配备、档案库房、查阅室建设及经费等方面给予保障。

第五条 不动产登记档案应当依法保护和管理,任何单位和个人都有保护档案完整与安全的义务。

各级不动产登记机构和工作人员违反本办法的,按《中华人民共和国档案法》等法律法规执行。

第二章 档案管理职责

第六条 不动产登记档案管理实行统一领导,分级负责。云南省自然资源厅负责对全省不动产登记档案管理工作指导和监督。各州、市自然资源主管部门负责辖区内不动产登记档案的管理和监督。各县(市、区,含市本级)不动产登记机构具体负责不动产登记档案的收集、整理、保管和利用,接受上级不动产登记机构的监督、检查和指导。

第七条 不动产登记机构应当履行以下职责:

(一)贯彻执行相关法律、法规、规章及国家有关规定,建立、健全不动产登记档案管理工作制度;

(二)负责不动产登记档案的收集、整理、保管和利用等;

(三)加强不动产登记档案形成过程的管理,对不动产登记档案的连续性、完整性、真实性、合法性、安全性负责。

第八条 各级不动产登记机构应当制作档案专用章,配备专职不动产登记档案管理人员,明确工作职责,保障不动产登记档案管理工作正常开展。

第九条 档案管理人员应当履行下列工作职责:

(一)掌握档案管理专业知识,熟悉不动产登记档案管理的各项制度并严格执行;

(二)做好档案的整理、登记、统计等基础工作,熟悉库藏档案情况;

(三)忠于职守,遵纪守法,维护不动产登记档案安全;

(四)做好档案的科学管理、利用和保护等其他工作。

第十条 各级不动产登记机构应当加强对档案管理人员的教育和培训,不断提高档案管理业务素质和水平。

第十一条 各级不动产登记机构应当保持不动产登记档案管理人员相对稳定,实行AB岗岗位设置,每个岗位做到不断岗、不脱岗。档案管理人员工作调动时,应当做好业务交接工作。

第三章 档案的管理

第十二条 不动产登记档案应当在各级不动产登记机构集中统一归档保存。

第十三条 不动产登记业务办结后,不动产登记工作人员应当收集、整理登记资料,并及时、完整地移交档案管理人员立卷归档。

第十四条 档案管理人员应当对移交归档的不动产登记资料是否齐全、完整和准确进行审查核对,符合归档要求的,应予签收。不符合要求的予以退回,补充完整后予以接收归档。

第十五条 不动产登记档案应当字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确,符合档案立卷归档的要求。手工填写的应当使用符合档案保管要求的碳素墨水、蓝黑墨水等耐久材料书写。

第十六条 不动产登记档案立卷宜采用1件1卷的原则,即每办理1件不动产登记所形成的材料立1个卷。

不动产登记档案卷内文件应当排列顺序,编页码,制作卷内文件目录和备考表。卷内文件目录放在卷首,卷内备考表放在卷尾。

不同年度、不同类别的案卷分别排列,分别编号。

第十七条 不动产登记档案应当逐步电子化,不动产登记电子登记资料应当通过统一的不动产登记信息管理基础平台进行管理、开发和利用。

第十八条 从住房和城乡建设、林业和草原、农业农村等部门接收的档案资料应按照不动产登记数据整合的要求,进行规范化整理,建立数据间有效关联。

第四章 档案的保管

第十九条 不动产登记档案应当保存于符合档案安全保护要求的专用库房,并配置必要的档案保管设施。使用密集架保管不动产登记档案,使用专门图柜保管房屋平面图、地籍图等图纸资料,并保持标准的温湿度,做到防火、防水、防盗、防尘、防光、防霉、防潮、防虫、防高温、防有害气体等“十防”,保证不动产登记档案的完整、安全。库房内应当干净整洁,不得堆放杂物。

第二十条 电子档案资料应当进行实时备份和异地保存。不动产登记簿、申请人身份证明、不动产权属来源材料、不动产权籍调查相关图件等重要电子档案应当实行异质备份保管。

第二十一条 不动产登记机构应当建立档案管理台账,对档案的接收和移出、保管数量、销毁等情况进行及时、准确的登记和统计,严禁不动产登记档案散失和外泄。

库藏不动产登记档案每年应当至少进行一次清点核对,做到账物相符。对破损或者变质的不动产登记档案,应当及时修复。

第二十二条 各级不动产登记机构及其工作人员应当严格执行国家档案管理的保密规定。

第二十三条 除不动产登记档案管理人员外,其他人员不得擅自进入登记档案存放区。

第二十四条 不动产登记档案的保管期限分为永久、长期和定期,具体分类要求按国家相关规定执行。

不动产登记簿等不动产登记结果及权籍图应当永久保存。不动产权籍图包括宗地图(界址图)和房屋平面图等。不动产登记原始档案资料应当按照规定整理后归档保存和管理。

已有电子介质,且符合下列情形之一的纸质不动产登记原始档案资料保管期限为注销之日起五年:

(一)抵押权登记、地役权登记注销的;

(二)查封登记、预告登记、异议登记注销的。

第五章 档案的利用

第二十五条 各级不动产登记机构应当做好登记档案资料的移交和整理,按照齐全完整、准确可靠、基准一致、格式统一、内容规范的要求,将现有分散存放、介质不同、格式不一的不动产登记信息进行规范整合,为不动产登记提供数据支撑和数据服务。

第二十六条 不动产登记机构应当按照依法保护不动产权利人的合法权益、维护不动产交易安全的原则,为权利人、利害关系人提供依法查询、复制不动产登记档案资料的服务。

不动产登记档案资料对外查询与利用,严格执行《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》《不动产登记操作规范(试行)》和《不动产登记资料查询暂行办法》等的相关规定。

第二十七条 各级不动产登记机构应当建立健全查阅管理制度,不动产登记机构工作人员因工作需要查阅不动产登记档案,应当按照以下要求进行:

(一)查阅不动产登记档案应在查阅室进行;

(二)不得将不动产登记档案资料带离查阅室,不得拆散、调换、抽取、撕毁、污损不动产登记档案资料;

(三)严禁私自复印、抄录和拍照,确因工作需要需复印和抄录的,需说明使用目的,并经不动产登记机构档案管理部门负责人批准。

申请查阅不动产登记档案资料的,应当承诺不将查阅获得的不动产登记档案资料、登记信息用于其他目的,不泄露查阅获得的不动产登记档案资料、登记信息,并承担由此产生的法律后果。

第二十八条 档案管理人员对归还的档案应当当面检查、清点,确认无误后方将档案入库。发现拆卷、涂改、圈划、撕页、抽换、损坏、丢失等,应当及时报告不动产登记机构档案管理部门负责人,并及时采取补救措施。

第二十九条 各级不动产登记机构应当建立不动产登记信息共享机制,明确共享范围、内容、方式等,推进登记资料信息共享应用,为相关部门履行职责提供以权证内容为主的不动产信息共享服务,实现部门间数据互通共享。

在数据共享过程中,要确保网络和数据信息安全,保护好商业秘密和个人隐私。

第六章 附 则

第三十条 本办法由云南省自然资源厅负责解释。

第三十一条 本办法自2019年8月1日起施行,有效期至2022年7月31日。


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